Acquisitie ondersteuning: wat je bij het werven kunt laten doen

Waarom het gesprek niet uitbesteedbaar is

Iemand die een plek in de tuin neemt, betaalt vooruit voor een heel seizoen aan een tuinder die hij nog niet kent. Wat hem over de streep trekt is niet een aanbod maar dat hij jou heeft gesproken en de grond heeft gezien. Zet daar iemand anders tussen en je haalt precies het stuk weg dat de beslissing draagt.

Er zit ook een praktisch bezwaar aan. Een buitenstaander kan niet uitleggen hoe het in juni loopt, wat er gebeurt als het zes weken droog blijft, of waarom er in mei nog weinig staat. De eerste vraag die daarover gaat, wordt dan een terugbelverzoek, en die vraag komt altijd. Hoe je dat gesprek zelf voert, staat bij eropuit gaan en de mensen zelf spreken.

Daarmee is meteen duidelijk waar de grens ligt. Wat een ander overneemt, moet werk zijn dat niemand aan jou hoeft te herkennen.

Wat acquisitie ondersteuning wél kan overnemen

Reken uit hoeveel avonden er in je inschrijfronde zitten die niets met werven te maken hebben. De namen van de open dag overtypen. Iedereen die in het najaar interesse toonde een bericht sturen als de ronde opengaat. Bijhouden wie zich heeft ingeschreven en wie alleen gereageerd heeft. Nalopen wie nog niet betaald heeft. Iemand van de wachtlijst zoeken als er in maart een plek vrijkomt.

Dat werk moet gebeuren en het moet kloppen, maar het hoeft niet door jou gedaan te worden en het hoeft ook niet 's avonds. Het gaat mis op dezelfde plek als bij de meeste tuinen: niet in het gesprek, maar in de week erna, wanneer het blaadje met namen tussen de post verdwijnt.

Dit is ook het deel waar een lege plek ontstaat zonder dat iemand het merkt. Je jaar wordt in februari beslist, en iemand die in november ja zei maar in januari geen bericht kreeg, is geen afwijzing. Hij is vergeten.

Wie de tuin doet, kan een deel overnemen

Er is geen personeel, dus de extra handen komen van meewerkende leden en vrijwilligers. Dat zijn dezelfde mensen die betalen, en dat maakt ze voor werving juist sterk: zij kunnen vertellen hoe het is om er in november nog heen te fietsen, en jij kunt dat niet.

Op een open dag scheelt dat het meest. Laat de koffie en de rondgang bij het hek over aan wie er al lid is, dan houd jij je handen vrij voor de gesprekken die alleen jij kunt voeren. Vraag ze ook om zelf iemand mee te nemen. Dat is voor hen geen gunst: een volle tuin is voor een lid net zo goed nieuws als voor jou.

Wat je niet aan ze geeft, is de administratie. Een lijst die door drie mensen wordt bijgehouden is drie lijsten, en in maart weet niemand meer welke klopt.

Moet ik dan alles weggooien wat nu werkt?

Nee. Je spreadsheet, je mailinglijst en je groepsapp zijn niet het probleem. Ze doen precies wat ze moeten doen, en je hebt ze zelf zo gemaakt dat ze bij jouw tuin passen. Het probleem is dat jij ze met de hand bij elkaar houdt: een naam die op drie plekken staat, moet je op drie plekken bijwerken, en dat werk komt elk voorjaar terug.

De vraag is dus niet welk systeem je erbij neemt, maar welk deel van dat overtypen kan verdwijnen zonder dat je iets kwijtraakt wat werkt. Meestal is dat het begin: als iemand zichzelf inschrijft, hoeft niemand hem meer over te typen, en staat hij meteen op de lijst waar hij hoort.

Het moment om iets om te zetten

Tussen maart en oktober kun je hier niet aan beginnen, want dan draait het seizoen en heb je je handen aan de tuin. De winter, voordat de inschrijfronde opengaat, is het enige rustige raam dat je hebt. Wie voorstelt om er in mei mee te starten, stelt in feite voor het twee keer te doen.

Laat je seizoen eens zien

Wil je weten welk deel van dit werk bij jou weg kan, laat dan eens zien hoe je jaar loopt. Hoe je inschrijving gaat, hoe je bijhoudt wie er zijn en hoe je het weekbericht eruit doet. Je hoeft niets voor te bereiden en niets te kiezen: vertellen hoe je het nu doet is genoeg.