CSA crop plan: wat je je leden over het teeltplan vertelt

Wat een lid van je teeltplan wil weten

Drie vragen, en geen ervan gaat over hoe je het teelt.

1. Wat kan ik verwachten, en ongeveer wanneer? Niet welke week precies, maar of het seizoen in mei begint of in juni, en waar het eindigt.
2. Hoeveel is mijn deel? Dus wat een gemiddelde week ongeveer oplevert voor een huishouden, en of dat in juli anders is dan in september.
3. Wat gebeurt er als iets misgaat? Iemand die vooruitbetaalt, wil weten hoe dat afloopt voordat hij betaalt.

Alles daarbuiten is vakinhoud. Rassenkeuze, bodem, rotatie en plagen zijn de reden dat het lukt, maar ze zijn geen antwoord op wat er gevraagd wordt. Wie ze toch opschrijft, geeft een lid het gevoel dat hij iets moet begrijpen om te mogen meedoen.

Waarom ze er in februari naar vragen en niet in juni

In juni doet de tuin het uitleggen. Het staat er, mensen lopen erdoorheen, en niemand vraagt naar een plan. In februari is er een leeg veld en een bedrag, en dan is het plan het enige bewijs dat er iets komt.

Wat je in de inschrijfronde over je teeltplan vertelt, is daarom geen teelttechnische mededeling maar het antwoord op de vraag waar iemand ja op zegt. Dat is een wervingstekst, ook al gaat hij over gewassen.

Het verklaart ook waarom een bestaande tuin het makkelijker heeft. Daar vertellen de leden van vorig jaar wat het geworden is, en hoeft het plan minder te dragen. Wat een lid met vooruitbetalen precies koopt en wat hij daarmee met je deelt, staat bij vooruitbetalen en gedeeld risico.

De valkuil van een te precieze belofte

Alles wat je met een datum erachter opschrijft, wordt met die datum erbij onthouden. Een lijst van dertig gewassen met de week erachter leest als een toezegging, ook als er boven staat dat het een schatting is.

Drie dingen houden dat weg zonder dat je vaag wordt. Schrijf een volgorde op in plaats van data, dus wat er vroeg is en wat er laat komt. Gebruik een bandbreedte waar je een getal zou zetten. En zet er één zin bij over wat er gebeurt als een teelt mislukt, want dat is het punt waarop een lid anders zelf iets invult.

Die laatste zin hoort bij de afspraak zelf en niet bij het plan. Wat je een lid belooft en waar de belofte ophoudt, staat bij wat je je leden toezegt en wat uitdrukkelijk niet.

Het csa crop plan hangt aan een getal dat pas in maart vaststaat

Hier zit de volgorde die het meeste misgaat. Je teelt voor een bekend aantal monden, en dat aantal is pas bekend als de inschrijving gesloten is. Het plan komt dus na de ledenlijst en niet ervoor.

In de praktijk loopt dat door elkaar. Je wilt in januari al bestellen en voorbereiden, terwijl je dan nog niet weet wie er terugkomt. Wie in die maand niet scherp heeft hoeveel plekken er vrij zijn, plant voor een schatting en merkt het pas in juli.

Daarom is de vraag wie er blijft geen administratie maar het eerste getal van je teeltplan. Waar dat moment in het jaar valt en wat er nog meer aan die volgorde hangt, staat bij de jaarcyclus van een tuin op abonnement.

Wat er per week van je plan overblijft

Van een heel teeltplan komt bij een lid één ding per week aan: wat is er open, en hoeveel mag ik meenemen. Dertig keer per jaar, en verder niets.

Dat bericht is de enige vertaling van je plan die je leden echt lezen. Het is ook het enige wat een tuin laat werken die het grootste deel van de week open is zonder dat jij erbij staat: wie op donderdagavond langskomt, heeft alleen dat bericht en het bord bij de ingang.

Daar zit meteen het werk dat dertig weken lang elke week terugkomt, meestal 's avonds. Hoe zo'n bord en zo'n bericht eruitzien zodat niemand hoeft te gokken, staat bij wat een lid meeneemt als jij er niet bij staat.

Als het plan en de ledenlijst uit elkaar lopen

Het kan twee kanten op misgaan, en geen van beide voelt meteen als een probleem.

Teel je voor meer monden dan er leden zijn, dan blijft er staan. Op het veld is dat geen ramp, maar het betekent dat er werk en zaad zijn gegaan naar plekken die niemand betaald heeft, en dat geld komt dit seizoen niet meer binnen.

Teel je voor minder monden dan er leden zijn, dan lopen er mensen met lege handen weg in week acht. Zo iemand schrijft zich het jaar erop niet opnieuw in, en een lid dat niet verlengt is bij dit model een heel seizoen.

Daartussenin zit de tussentijdse instapper, die een deel krijgt van een plan dat al loopt. Wie één keer opschrijft hoe hij dat rekent en dat daarna aanhoudt, is er per geval een paar minuten mee kwijt in plaats van een avond.

Laat je seizoen eens zien

Wij bouwen software voor boerenbedrijven, en aan het teeltplan zelf komen we niet: daar ben jij beter in. Wat wel onze kant op komt is wat eromheen hangt. Weten hoeveel monden er zijn voordat je plant, en het bericht van die week eruit krijgen zonder dat je er 's avonds voor achter de computer kruipt.

Laat eens zien hoe jouw seizoen loopt. Hoe je inschrijving gaat, hoe je bijhoudt wie er meedoet en hoe het weekbericht eruitgaat. Je hoeft niets voor te bereiden en niets te kiezen: vertellen hoe je het nu doet is genoeg. De winter, vóór de inschrijfronde, is daar het rustigste moment voor.