Hé, Brent hier! 👋
Een van de bouwers. Vraagje? App me even direct.
CSA farm software is software waarmee een tuinderij die op abonnement werkt haar leden bijhoudt: wie er meedoet, wie betaald heeft, en wie wanneer hoort wat er te halen valt. CSA staat voor community supported agriculture, en het bijzondere eraan is dat de leden vooruitbetalen voor een heel seizoen.
Dat laatste bepaalt waar je bij het kiezen op moet letten. Je jaar wordt in februari beslist en niet in juli. Een plek die in het voorjaar leeg blijft, is een heel seizoen dat niet meer terugkomt, want in week twintig haal je hem niet in. De vraag bij csa farm software is daarom niet wat een systeem allemaal kan, maar of het je in de weken vóór het seizoen werk uit handen neemt.
Vrijwel elk pakket in deze hoek kan inschrijvingen aannemen, bedragen innen en een bericht rondsturen. Op papier lijken ze daardoor sterk op elkaar, en een vergelijking op functies eindigt bijna altijd bij de langste lijst.
Wij kijken er anders naar. Elke functie op zo'n lijst is een scherm dat iemand moet vullen en daarna moet blijven bijhouden. Een functie die jij nooit aanraakt, kost je niets tot het moment dat je iets zoekt en eromheen moet klikken. Een functie die je wél gebruikt maar zelf moet inrichten, is werk dat naar jou verschuift op het moment dat je het het minst hebt.
Dat is de reden dat de lengte van zo'n lijst zo weinig zegt. Software die je eerst zelf moet inrichten en vullen, is bij iedere gebruiker opnieuw handwerk. De vraag is dus niet wat erin zit, maar wie het erin zet.
Loop je eigen jaar langs en zet per taak op wiens avond eraan opgaat. Niet wat het systeem kan, maar wie het bedient.
| Wat er elk jaar moet gebeuren | De vraag aan de aanbieder |
|---|---|
| Je ledenlijst van vorig jaar staat erin | Zet ik die er zelf in, of doen jullie dat? |
| Bestaande leden horen dat ze kunnen verlengen | Gaat dat vanzelf, of klik ik per persoon iets aan? |
| Het geld komt binnen | Zie ik zonder zoeken wie nog niet betaald heeft? |
| Een incasso mislukt | Wie merkt dat, en wie stuurt het bericht erachteraan? |
| Het weekbericht gaat eruit | Waar komt die tekst vandaan en hoeveel tijd kost hij mij? |
| Iemand stapt halverwege in of stopt | Rekent het systeem dat uit, of doe ik dat op papier? |
Deze zes vragen zeggen meer over twee aanbieders dan een vergelijking op functies, omdat het antwoord erop niet in een brochure staat. Bij de een is het antwoord "dat kan allemaal", bij de ander "dat doen wij voor je". Dat is niet hetzelfde, en het verschil merk je pas in februari.
Een van de namen die je bij het zoeken tegenkomt is Farmhand. Wat dat precies is en waar het voor een tuin in Nederland schuurt, staat op de pagina over Farmhand en wat een Amerikaanse aanbieder hier betekent.
Er is één ding waaraan je in één gesprek hoort of iemand dit werk kent. Vertel hoe jouw jaar loopt: één inschrijfmoment in de winter, ongeveer dertig oogstweken, leden die vooruit betalen en daarna niet meer, en een tuin met een bovengrens aan het aantal plekken.
Praat de aanbieder daarna over bestellingen die per week binnenkomen, over een winkelmandje of over mensen die aan de balie afrekenen, dan heeft hij in één zin laten zien dat hij een ander bedrijf voor zich ziet. Dat weegt zwaarder dan welke functie ook, want alles wat hij daarna voor je instelt, stelt hij in voor dat andere bedrijf.
Het omgekeerde geldt net zo goed. Iemand die uit zichzelf vraagt hoeveel plekken je hebt, wanneer je inschrijving opengaat en hoe je nu bijhoudt wie er betaald heeft, weet waar hij naar kijkt.
Dit is de plek waar je nu zelf zit te rekenen, en het is de plek waar systemen het meest uiteenlopen. Iemand meldt zich in mei aan. Iemand zegt in juli op omdat hij verhuist.
Vraag concreet wat het systeem dan doet. Rekent het een deel van het seizoen uit, en waarop baseert het dat: op resterende weken of op een vast bedrag per maand? Kan een deelnemer zijn plek overdragen aan iemand anders? En blijft er iets van zichtbaar, zodat je in oktober nog kunt terugvinden wat er is afgesproken?
Kan een systeem dit niet, dan is dat geen ramp. Dan weet je dat dit werk bij jou blijft, en dat is precies het soort ding dat je vóór de aanschaf wilt weten in plaats van in mei.
Veel tuinders zijn deze kant van het boeren opgegaan omdat ze het anders wilden doen dan de lange keten. Software ruikt naar die keten: naar meer eruit halen, naar sneller, naar een bedrijf dat zichzelf moet blijven vergroten.
Wij denken dat dat bezwaar klopt. Van efficiëntie naar zingeving is de beweging waar wij op inzetten, en daarom beoordelen wij software op wat er weggaat en niet op wat erbij komt. Wij hebben er een doel van gemaakt om iemand juist mínder achter de computer te krijgen, niet meer.
Daar volgt een koopregel uit die in geen enkele brochure staat. Tel niet wat je erbij krijgt, maar wat je kunt laten. Kun je na afloop je spreadsheet dichthouden, het rijtje openstaande betalingen loslaten en het weekbericht laten uitgaan zonder dat je erbij hoefde te zitten, dan heeft het systeem zijn plek verdiend. Kun je hetzelfde werk daarna alleen netter doen, dan niet.
Die laatste wordt het minst gesteld en is de belangrijkste. Je ledenlijst ís je bedrijf. Een systeem dat je die lijst niet zonder gedoe teruggeeft, houdt niet je administratie vast maar je hele jaar.
Wie hierover nadenkt, komt meestal bij een van twee vragen uit, en ze hebben allebei een eigen antwoord.
De eerste is wat er met je huidige manier van werken gebeurt. Je hebt een spreadsheet, een mailinglijst en een groepsapp die je zelf in elkaar hebt gezet en die werken. Wat je daarvan meeneemt, wat gewoon blijft staan en waarom de winter het moment is, staat op de pagina over overstappen zonder weg te gooien wat nu werkt.
De tweede is of je het niet beter op maat kunt laten bouwen. Wat je aan zo'n opdracht zelf kwijt bent aan omschrijven, beslissen en onderhouden, en wat er gebeurt als degene die het bouwde er over twee jaar niet meer is, staat op de pagina over een ledenportaal laten maken.
Zit je in de winter en twijfel je tussen een paar aanbieders, dan plannen we een gesprek waarin jij je eigen seizoen laat zien. Geen presentatie van onze kant. We willen zien hoe je inschrijving nu gaat, hoe je bijhoudt wie betaald heeft en hoe het weekbericht eruitgaat, want daar hangt het antwoord van af.
Vooraf sturen we je een vragenlijst. Die invullen is het enige wat wij van je vragen; wij gebruiken je antwoorden om het gesprek voor te bereiden. Wat er daarna ingesteld moet worden, doen wij en niet jij.
Hé, Brent hier! 👋
Een van de bouwers. Vraagje? App me even direct.