Hé, Brent hier! 👋
Een van de bouwers. Vraagje? App me even direct.
Nee. Farm csa software is software die het ledenwerk van een tuinderij op abonnement overneemt: de inschrijving, het innen en het bericht aan de leden. Overstappen betekent niet dat alles wat je zelf hebt opgebouwd eruit moet, want twee van de drie dingen die je nu gebruikt horen gewoon te blijven staan.
De vraag achter het zoeken is bijna nooit "kan dit?". Je hebt een spreadsheet, een mailinglijst en een groepsapp die je zelf in elkaar hebt gezet, en die doen wat ze moeten doen. De vraag is wat je kwijtraakt als je ze inruilt. Het antwoord daarop is per onderdeel anders, en het is de moeite waard om ze los van elkaar te bekijken.
De waarde van je spreadsheet zit in wat erin staat en niet in hoe hij eruitziet. Namen, adressen, wie welk jaar meedeed, wat er betaald is, wie op de wachtlijst stond en wie vorig jaar afhaakte. Dat is de laag die je overzet.
De kolommen die je zelf hebt bedacht zijn jouw manier van bijhouden. Die kleurtjes, die tussentellingen en dat tabblad met de rekensom voor wie halverwege instapte, zijn er omdat het bestand het zelf niet kon. Verwacht niet dat je die terugziet, en meet een nieuw systeem er ook niet aan af.
Zet de lijst vóór het overzetten één keer recht, ook als je nog niet weet waar je heen gaat. Dubbele regels, adressen van mensen die twee jaar geleden stopten, twee schrijfwijzen van dezelfde achternaam. Dat is werk van één avond, het maakt elke volgende stap makkelijker, en het is niet verspild als je uiteindelijk toch blijft waar je bent.
De groepsapp is geen administratie. Dat is het gesprek tussen de leden onderling: iemand die vraagt of er nog courgettes staan, iemand die zijn beurt ruilt, iemand die een foto stuurt van wat hij ermee gekookt heeft. Daar hoort geen systeem tussen te komen en het zou er ook niet beter van worden.
Wat er wél uit weg mag, is het deel dat elk jaar hetzelfde is. De vraag hoeveel je mag meenemen, de vraag tot hoe laat de tuin open is, de vraag of het al tijd is voor de prei. Dat zijn geen gesprekken maar antwoorden die jij steeds opnieuw typt, en dat is precies het werk dat elders hoort.
Zelf zoeken wij uit of het berichtenkanaal dat je toch al de hele dag gebruikt de basis voor zoiets kan zijn, in plaats van dat er weer een programma bij komt dat je moet leren. Dat is een richting waar we aan werken en nog geen product, dus reken er niet op bij een keuze die je deze winter maakt.
Je hebt één raam per jaar. Tussen maart en oktober sta je buiten en kun je niets omzetten, dus alles wat je verandert, verander je in de winter vóór de inschrijfronde. Wie voorstelt om in mei te beginnen, stelt in feite voor om het twee keer te doen: één keer in het nieuwe systeem en één keer in je oude bestand, want een lopende inschrijving knip je niet doormidden.
Dat ene raam is ook de reden om niet alles tegelijk te doen. Kies per winter één van de twee brokken.
Welke van de twee je eerst doet, hangt af van waar jij nu het meeste last van hebt. Zit je in maart met een half gevulde tuin en een lijst die je niet vertrouwt, begin dan bij het eerste. Ga je dertig avonden per jaar zitten typen terwijl de inschrijving vanzelf loopt, begin dan bij het tweede.
Gooi je oude bestand niet weg als het nieuwe staat. Laat het naast het systeem meelopen tot het seizoen rond is, en werk het één keer per maand bij.
Dat kost je een half uur per maand en het levert twee dingen op. Je ziet of de bedragen aan beide kanten hetzelfde uitkomen, en je hebt iets om op terug te vallen in de week dat je iets niet kunt vinden. Na één volledig seizoen weet je of het klopt, en dan pas laat je het oude los.
De mailinglijst is hetzelfde verhaal. Zet die niet over zolang het weekbericht er nog uit gaat, en haal hem pas leeg als er een seizoen lang niets misging.
Voor jou verandert de administratie. Voor je leden verandert er maar één ding: de mail ziet er anders uit en er staat ergens een plek waar ze moeten inloggen. Dat is genoeg voor twintig vragen als je het niet aankondigt.
Eén bericht vooraf scheelt die twintig vragen. Zeg wat er verandert, wat hetzelfde blijft en bij wie ze terechtkunnen als het niet lukt. Zeg er ook bij waarom, want dat is een goed verhaal: het is niet gebeurd om de tuin efficiënter te maken maar om er meer avonden uit te halen.
Dit stuk gaat over wat je meeneemt en wat je laat staan, niet over welk systeem het wordt. Welke vragen je aan een aanbieder stelt voordat je iets aanschaft, en waarom "wat kan het" hier minder waard is dan "wie doet het werk", staat op de pagina over csa farm software en waar je op let bij het kiezen.
Speelt bij jou de vraag of je het niet gewoon op maat moet laten bouwen, dan is dat een andere afweging met een eigen prijskaartje in werk. Die staat op de pagina over een ledenportaal laten maken.
Overweeg je deze winter iets om te zetten, dan plannen we een gesprek waarin jij je eigen seizoen laat zien. Geen presentatie van onze kant. We willen zien hoe je spreadsheet is opgebouwd, hoe de inschrijving nu gaat en hoe het weekbericht eruitgaat, want daar hangt het van af wat je meeneemt en wat je laat staan.
Vooraf sturen we je een vragenlijst. Die invullen is het enige wat wij van je vragen. Wat er daarna ingesteld moet worden, doen wij en niet jij.
Hé, Brent hier! 👋
Een van de bouwers. Vraagje? App me even direct.