Abonnementenbeheer voor zelfoogsttuinen: het geld binnen zonder erachteraan te gaan

Wat er gebeurt als een lid zich inschrijft

Het lid schrijft zich in voor zijn abonnement, een plek in de tuin of een pakket dat je bezorgt, en geeft daarbij toestemming om het bedrag af te schrijven. Zonder die toestemming kun je niets innen. Dat is de enige stap waarvoor je hem nodig hebt, en het is er één.

Daarna gaat het bedrag op de afgesproken momenten vanzelf van zijn rekening af. Of dat één bedrag aan het begin van het seizoen is of een aantal termijnen, verandert daar niets aan: het is dezelfde afspraak en jij hoeft niemand te herinneren. Wat er geïnd is blijft met de factuur terug te zien, dus je kunt een jaar later nog laten zien wie wat wanneer betaald heeft.

Wij bouwden zelf een boekhoudpakket, dus wij kijken bij zoiets eerst naar het aantal handelingen tussen 'ja' en 'betaald'. Nu zijn dat er bij jou een stuk of vijf: het inschrijfformulier, je lijst, het betaalverzoek, het nakijken en de herinnering. Na de toestemming is het er nog één, en die doet de bank.

Wat een groentenabonnement anders maakt

Een plek in de tuin verkoop je één keer per jaar. De inschrijving gaat in het voorjaar open, en zodra hij dicht is weet je wat er dat seizoen binnenkomt. Een groentenabonnement loopt niet zo. Daar stapt iemand in juni in, gaat er iemand in augustus twee weken weg, en zegt er in oktober iemand op omdat hij verhuist.

Dat verschil zit niet in het innen maar in het bijhouden. Elk van die drie dingen verandert het bedrag dat er de maand daarna af moet, en nu ben jij degene die dat uitrekent. Bij ons hangt de ingangsdatum aan het abonnement zelf: wie halverwege instapt betaalt vanaf die dag, en wie opzegt betaalt tot die dag. Er hoeft niets met terugwerkende kracht rechtgezet te worden, want er is niets scheefgelopen.

Hetzelfde geldt voor de maat van het pakket. Gaat een lid halverwege het seizoen van een half naar een heel groentenabonnement, dan is dat één wijziging bij hem en niet een nieuwe som bij jou. En een lid dat naast zijn abonnement een plek in de tuin neemt, blijft één lid met één afschrijving.

Wat abonnementenbeheer kost

Het bedrag is voor elk onderdeel van ons aanbod hetzelfde: €25 per maand per module, tot maximaal €50 per maand, hoeveel modules je ook aanzet. Een module is bij ons een compleet systeem en niet een los onderdeel daarbinnen: het abonnementenbeheer is één module, of je nu alleen groentenabonnementen int of daarnaast ook plekken in de tuin, en de incasso, de factuur en het bijhouden van wie er betaald heeft zitten er allemaal in. Heb je er drie nodig, dan betaal je dus vijftig euro per maand en niet driemaal vijfentwintig. Zo houden we het betaalbaar, want wij geloven in bestaansrecht voor iedere boer.

Reken dat bedrag niet af tegen een maand, want zo loopt jouw jaar niet. Vijftig euro per maand is zeshonderd euro per jaar, en dat staat tegenover één binnenkomst in het voorjaar die je daarna niet meer kunt laten meegroeien. Een vaste last tegen een vast inkomen dus, en dat is een andere som dan bij een bedrijf waar er elke week iets binnenkomt. Loopt je groentenabonnement het jaar rond door, dan valt die som milder uit: dan staat de vaste last tegenover iets dat elke maand binnenkomt.

Er zit met opzet een bovengrens aan. Jouw tuin heeft er ook een, want er zijn zoveel plekken en meer worden het niet. Een prijs die meegroeit met je bedrijf past niet bij iemand die heeft afgesproken niet te groeien. Wat één plek moet opbrengen en wat een lege plek je kost, staat op de pagina over het verdienmodel van een tuin die vooruit betaald wordt.

Het werk zit niet in het innen

Eén bedrag per lid per jaar is één handeling. Het werk zit in de vragen eromheen: wie doet er dit seizoen weer mee, wie heeft er betaald, wie zei alleen dat hij terugkomt, en wie staat er nog open. Bij een groentenabonnement dat doorloopt komen die vragen niet één keer per jaar langs maar elke incassoronde opnieuw.

Wie meedoet, wie betaald heeft en wie het alleen heeft toegezegd, zijn in een spreadsheet drie dingen die jij naast elkaar moet leggen. Dat werkt, en het werkt precies zolang jij degene bent die het doet. Komt er iemand anders aan diezelfde lijst, of ligt hij een maand stil, dan weet niemand meer welke kolom klopt.

Wij halen daar niet het overzicht weg maar de vraag. Zitten het abonnement en de betaling aan elkaar vast, dan hoeft niemand meer na te gaan of de twee nog gelijklopen, want het is er één. Dat is bij jou geen boekhoudkundig detail: die lijst is je bedrijf.

Wat je nu hebt gooi je er niet voor weg

Je spreadsheet, je mailinglijst en je groepsapp heb je zelf in elkaar gezet, en ze doen hun werk. De vraag is dus niet of dit beter is dan wat je hebt, maar welk deel je overdraagt.

Het deel dat wij overnemen is het innen en het bijhouden ervan. De lijst met wie er meedoet gaat mee in de vorm waarin hij nu staat. Of daar nu oogstplekken in staan of bezorgadressen met de maat van hun groentenabonnement erachter, het invoeren en instellen doen wij. Je groepsapp blijft gewoon staan; die gaat over de tuin en niet over het geld.

Wil je eerst weten wat je aan een aanbieder vraagt voordat je iets overzet, dan staat dat op de pagina over software kiezen en overstappen zonder weg te gooien wat werkt. Denk je aan iets dat helemaal voor jou gebouwd wordt, dan staat op de pagina over een ledenportaal laten maken wat dat je zelf kost aan uitzoekwerk en onderhoud.

Van 'ja' naar 'het draait'

1. Zodra je ons mailt, plannen wij een afspraak met je in.
2. Voor die afspraak sturen wij je een vragenlijst. Die invullen is het enige wat wij van jou vragen; wij gebruiken je antwoorden om de afspraak voor te bereiden.
3. In dat gesprek kijken we mee met hoe je werkt, en daarna stellen wij de software op maat in, passend bij jouw bedrijf. Het invoeren en inregelen doen wij, niet jij.
4. Je hebt daarbij contact met ons zelf, Brent en Glenn, de oprichters.

Hoe je hier verder mee komt

Laat je leden vooruitbetalen voor een plek, of loopt er een groentenabonnement waarvan jij het innen nog met de hand doet, neem dan contact op. Daarna helpen we je persoonlijk op weg. Er zit geen aanvraagtraject en geen verkoopgesprek tussen.

Je hoeft niets voor te bereiden en niets te kiezen. Vertellen hoe je het nu doet is genoeg: hoe de inschrijving gaat, hoe je bijhoudt wie er betaald heeft en hoe het weekbericht eruitgaat. De winter, vóór de inschrijfronde, is daar het rustigste moment voor.