Hé, Brent hier! 👋
Een van de bouwers. Vraagje? App me even direct.
Reserveringssysteem: wat het kost en hoe je begint
Een reserveringssysteem voor zelfoogsttuinen is software waarmee mensen zich zelf aanmelden voor een moment op je tuin. Ze kiezen een dag en een tijd uit wat er nog vrij is en krijgen meteen een bevestiging, en wat vol zit valt weg uit de beschikbaarheid. Zo staan er nooit meer mensen ingeschreven op een moment dan er plaats is.
Bij een zelfoogsttuin gaat dat over de paar momenten in het jaar waarop je mensen tegelijk op je grond hebt en waar een bovengrens aan zit. De oogstweek hoort daar niet bij: die loopt vanzelf, want de tuin is open en wie komt die komt.
De open dag en de rondleiding zijn de twee belangrijkste, want daar komen je leden vandaan. Twintig mensen tegelijk over de bedden lopen werkt en veertig niet, en dat is precies waarom je wilt weten wie er komt voordat ze er staan. Wat je op zo'n dag vertelt en waarom het gesprek op het pad meer oplevert dan welk bericht ook, staat op de pagina over eropuit gaan om aan je leden te komen.
Daarnaast zijn er de momenten waarop je leden zelf iets komen doen. Een werkochtend waar acht mensen op passen, of een klus waarvoor je er op zaterdag drie zoekt. Dat is geen personeelsplanning maar ledenbeheer, want het zijn dezelfde mensen die betalen. Hoe je dat werk verdeelt, staat op de pagina over taken verdelen met meewerkende leden.
Hij kiest een moment uit wat er nog vrij is en krijgt meteen een bevestiging. Dat moment gaat op datzelfde ogenblik van de beschikbaarheid af, dus de volgende ziet alleen nog wat er over is. Zit er een bedrag aan vast, dan lopen de bevestiging en de factuur mee.
Wij kijken bij zoiets eerst naar wat er misgaat als iemand het verkeerd invult. Bij aanmeldingen is dat bijna altijd hetzelfde: twee mensen die allebei ja hebben gekregen voor hetzelfde moment, omdat de lijst op twee plekken stond. Eén in de mail, één in de groepsapp, en de rest in je hoofd.
Wij komen niet uit de agrarische sector. Wat wij al jaren doen is processen automatiseren, en onder de motorkap verschilt een reserveringssysteem nauwelijks van het centraliseren van een mailstroom. De vakkennis die daar bovenop nodig is, breng jij in: door goed te luisteren naar hoe het op jouw tuin werkt, zetten we samen stappen vooruit.
Het bedrag is voor elk onderdeel van ons aanbod hetzelfde: €25 per maand per module, tot maximaal €50 per maand, hoeveel modules je ook aanzet. Een module is bij ons een compleet systeem en niet een los onderdeel daarbinnen: het reserveringssysteem is één module, ook al zitten er de beschikbaarheid, de bevestiging en de factuur in. Heb je er drie nodig, dan betaal je dus vijftig euro per maand en niet driemaal vijfentwintig. Zo houden we het betaalbaar, want wij geloven in bestaansrecht voor iedere boer.
Reken dat bedrag niet af tegen een maand, want zo loopt jouw jaar niet. Vijftig euro per maand is zeshonderd euro per jaar, en dat staat tegenover één binnenkomst in het voorjaar die je daarna niet meer kunt laten meegroeien. Een vaste last tegen een vast inkomen dus, en dat is een andere som dan bij een bedrijf waar er elke week iets binnenkomt.
Weeg het daarom in seizoenen. Een reserveringssysteem draait bij jou een paar weken per jaar hard en staat de rest van de tijd stil, en die weken zijn wel de weken waarin je inschrijving valt.
Hier zit de winst, en niet in het reserveren zelf. Wie zich opgeeft voor een open dag, geeft je zijn naam en zijn mailadres op het moment dat hij het meest geïnteresseerd is. Dat is dezelfde lijst waaruit je een paar maanden later je inschrijfronde vult.
Nu ontstaat die lijst achteraf. Een blaadje bij het hek, een paar mails, een appje van iemand die zich toch afmeldt, en dan moet jij daar in januari één lijst van maken. Bij een aanmelding vooraf bestaat die lijst al voordat de dag begint, op één plek en met de datum erbij. Wat je met die adressen mag doen en wat je daarvoor moet vragen, staat op de pagina over je eigen site als plek waar mensen zich inschrijven.
De stap daarna is het geld. Hoe een groentenabonnement zich laat innen zonder dat jij erachteraan gaat, staat bij abonnementenbeheer voor zelfoogsttuinen.
Houd je een open dag, laat je mensen inschrijven voor een rondleiding of vraag je leden zich op te geven voor een werkochtend, neem dan contact op. Daarna helpen we je persoonlijk op weg. Er zit geen aanvraagtraject en geen verkoopgesprek tussen.
Je hoeft niets voor te bereiden en niets te kiezen. Vertellen hoe je het nu doet is genoeg: hoe je open dag loopt, hoe mensen zich aanmelden en waar die namen daarna terechtkomen. De winter, vóór de inschrijfronde, is daar het rustigste moment voor.
Hé, Brent hier! 👋
Een van de bouwers. Vraagje? App me even direct.