Hé, Brent hier! 👋
Een van de bouwers. Vraagje? App me even direct.
Zakelijke bestellingen: wat het kost en hoe je begint
Je leden bestellen niets. Ze hebben een plek, die is in het voorjaar betaald, en wat er die week af mag staat op het bord bij het hek. Toch gaat er op sommige tuinen iets weg dat niet via die plekken loopt: een krat naar de natuurwinkel in het dorp, een bak sla naar het restaurant om de hoek, of een collega-tuinder die aanvult wat bij hem is mislukt.
Zakelijke bestellingen voor zelfoogsttuinen lopen via een bestelsysteem waarmee vaste en zakelijke afnemers rechtstreeks bij de tuin bestellen, in plaats van per telefoon, mail en appje door elkaar. Software-aanbieders noemen dat een B2B-bestelsysteem. Op een tuin heet het de paar adressen die elke week iets komen halen.
Wat je eraan hebt is niet dat er meer besteld wordt. Het is dat je die bestellingen niet meer uit drie kanalen bij elkaar hoeft te zoeken op de avond voordat je moet oogsten.
Dit raakt het deel van je bedrijf dat naast de plekken loopt, en verder niets. Een lid heeft vooruit betaald voor een heel seizoen. Hij bestelt niet, hij kiest niet en hij krijgt geen factuur. Een bestelsysteem is daar niet alleen overbodig maar ook misplaatst, want het maakt van een afspraak over een heel seizoen een rij losse bestellingen.
Een afnemer doet alles omgekeerd. Hij bestelt voor een bepaalde dag, hij wil vooraf weten wat er die week is, hij vraagt om een factuur en hij betaalt later. Andere afspraken dus, en ander werk.
Waar het geld van je leden wél langs loopt, is het innen van de plekken zelf. Dat is een eigen onderwerp en het staat op de pagina over abonnementenbeheer.
Wij bouwden zelf een boekhoudpakket, en wat we daaraan overhouden is de gewoonte om eerst te kijken wat er gebeurt als iemand iets verkeerd invult. Bij vers product zit dat bijna altijd op dezelfde plek: het aantal en de eenheid.
Je zegt op maandag twintig kroppen sla toe voor vrijdag, en vrijdag staan er veertien die goed genoeg zijn. Gaat de factuur dan over twintig of over veertien? Dat antwoord bepaalt of je boekhouding klopt, en het is precies de vraag die software voor webwinkels nooit hoeft te stellen, want daar komt er onderweg niets minder uit de grond.
Bij jou komt er iets bij wat een winkel niet heeft. Je leden hebben al betaald, dus in een magere week gaan de plekken voor en krijgt je afnemer minder. Kan een systeem daar niet tegen, dan blijft die correctie met de hand bij jou liggen, en met de hand is precies waar je nu al zit.
Het bedrag is voor elk onderdeel van ons aanbod hetzelfde: €25 per maand per module, tot maximaal €50 per maand, hoeveel modules je ook aanzet. Een module is bij ons een compleet systeem en niet een los onderdeel daarbinnen: zakelijke bestellingen zijn samen één module, ook al zitten de bestelling, de bevestiging en de factuur erin. Heb je er drie nodig, dan betaal je dus vijftig euro per maand en niet driemaal vijfentwintig. Zo houden we het betaalbaar, want wij geloven in bestaansrecht voor iedere boer.
Weeg dat bij jou anders dan een bedrijf dat het hele jaar door geld ziet binnenkomen. Jouw inkomen zit vast aan het aantal plekken en valt in één keer in het voorjaar. Een bedrag per maand loopt ook door in de maanden dat er niets binnenkomt, en het groeit niet mee met een jaar dat meevalt.
Eén ding werkt daarbij in jouw voordeel. Het is geen percentage van wat er via het systeem binnenkomt, dus groeit die zakelijke stroom, dan groeit je maandbedrag niet mee. En het maximum geldt voor het hele aanbod bij elkaar.
Leg je je hele oogst bij één afnemer neer, dan heb je dit niet nodig. Voor één partij die elke week hetzelfde afneemt is de afspraak die je al met hem hebt genoeg, en er iets tussen zetten maakt het alleen omslachtiger. Het gaat pas tellen zodra er meerdere afnemers los van elkaar bij je bestellen.
Zit jij in dat geval, of gaat je hele oogst gewoon naar de plekken, dan ligt je werk niet bij het bestellen maar bij je leden: wie er terugkomt, wie betaald heeft en wie het weekbericht krijgt. Waar je bij software daarvoor op let, staat bij CSA farm software.
En loopt er naast de plekken nog iets los mee, bijvoorbeeld eieren of honing bij het hek, dan is dat geen bestelling maar betalen ter plekke. Dat staat op de pagina over het kassasysteem voor zelfoogsttuinen.
Wat wij van jou vragen is één ding: een vragenlijst invullen. De rest ligt bij ons.
Wat wij in dat gesprek willen weten, is wie er bij je bestelt, wanneer hij het ophaalt en wat jij doet in een week dat de tuin minder geeft dan je had toegezegd. Dat laatste bepaalt hoe het bij jou wordt ingericht, en het is geen vraag die iemand in een formulier goed beantwoordt.
De vervolgstap is contact opnemen, en daarna helpen we je persoonlijk op weg. Er zit geen aanvraagtraject en geen verkoopgesprek tussen.
Mail ons aan wie je nu levert en langs welke kanalen die bestellingen bij je binnenkomen. Dan plannen we een afspraak waarin jij laat zien hoe je jaar loopt: wanneer je inschrijving opengaat, hoeveel plekken er zijn en wat er daarnaast nog weggaat. Wij hoeven geen presentatie te geven.
De winter is daar het moment voor. Wie tussen maart en oktober iets wil omzetten, doet het twee keer.
Hé, Brent hier! 👋
Een van de bouwers. Vraagje? App me even direct.